El Ministerio de Salud y Protección Social (Minsalud) expidió el 25 de marzo de 2025 la Resolución 00000465, mediante la cual se introducen modificaciones sustanciales a los artículos 4, 5, 7, 19 y 20 de la Resolución 3100 de 2019 , ya intervenida previamente por la Resolución 544 de 2023. Esta nueva disposición reglamentaria responde a la necesidad de refinar la aplicación técnica del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad (SOGCS), armonizando el componente de habilitación de prestadores de salud con los retos operativos y estructurales evidenciados durante su implementación por parte de las Entidades Territoriales de Salud (ETS) y los prestadores de servicios de salud (PSS).
La Resolución 465 de 2025 redefine elementos clave de los estándares de infraestructura, talento humano, procesos prioritarios y transporte asistencial, al tiempo que clarifica procedimientos administrativos para la inscripción, autoevaluación y reubicación de servicios. Su enfoque técnico-progresivo propone un tránsito normativo más flexible sin sacrificar la seguridad del paciente ni la trazabilidad regulatoria.
Inscripción y habilitación de prestadores de salud: alineación normativa con criterios de viabilidad operativa
El nuevo texto del artículo 4 establece condiciones diferenciadas para la inscripción en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), según la naturaleza jurídica del actor:
- Prestadores privados con o sin ánimo de lucro deberán adjuntar la localización de las sedes mediante certificados expedidos por autoridad competente, cuando se mantenga un único número de NIT.
- Organismos de cooperación internacional y ONG inscritos como IPS o entidades con objeto social diferente podrán habilitar sedes con base en el documento que acredite su domicilio en el territorio nacional.
- Prestadores con operación extramural exclusiva deberán cumplir con el estándar 46 de infraestructura y con los criterios de dotación definidos en el manual técnico.
Esta disposición amplía el margen de inclusión institucional, reconociendo modalidades de prestación no convencionales y asegurando que el enfoque de habilitación sea coherente con la operación real del sistema.
Autoevaluación como mecanismo de control técnico y garantía de calidad
El artículo 5, que regula la autoevaluación, se mantiene como eje vertebral de la habilitación bajo el principio de autorregulación institucional. Se establece que todo prestador deberá realizar este proceso en los siguientes momentos críticos:
- Antes de la inscripción inicial.
- Durante el cuarto año de vigencia de la inscripción y antes de su vencimiento.
- Previo al vencimiento del término de renovación anual.
- Previo al reporte de novedades señaladas en el manual técnico.
En caso de detectarse no conformidades, el prestador deberá abstenerse de registrar, ofertar o prestar el servicio. Se incluye una excepción específica para el servicio de Radioterapia, donde no se exige un ambiente físico de simulación si el equipamiento cuenta con simulación tecnológica incorporada.
Este estándar refuerza el principio de trazabilidad técnica y fortalece el componente preventivo del control de calidad.
Precisión en el trámite de inscripción y gestión de novedades estructurales
El artículo 7, modificado sustancialmente, detalla el procedimiento técnico-administrativo que debe seguir todo prestador para formalizar su inscripción en el REPS y habilitación de servicios:
- Ingreso al portal oficial de la entidad sanitaria territorial competente.
- Definición de sedes, servicios a habilitar, complejidad, modalidad y capacidad instalada.
- Diligenciamiento del formulario único y la declaración de autoevaluación por cada servicio.
- Radicación de la documentación soporte ante la autoridad correspondiente.
Se regula además la transición por cambio de NIT. Si el prestador mantiene la misma sede física y operación ininterrumpida, deberá cerrar formalmente su inscripción anterior y reactivarse de inmediato. No será objeto de visita previa, pero será incluido prioritariamente en el plan de verificación.
Actualización del estándar de infraestructura: adecuaciones razonables y enfoque de riesgo
La Resolución introduce criterios más precisos y diferenciados para la evaluación de la infraestructura física:
- Consultorios para atención de menores de cinco años: se elimina la obligatoriedad de barreras físicas entre áreas de entrevista y examen, siempre que se garanticen condiciones de seguridad y privacidad.
- Infraestructura construida antes de 1996: debe presentar licencia de construcción o documento de reconocimiento expedido por la autoridad competente.
- Construcciones posteriores a 2010: únicamente se requerirá la licencia donde conste la destinación para prestación de servicios de salud.
- Instituciones con servicios críticos (urgencias, cirugía, UCI) en edificaciones anteriores a 2010: se exige estudio de vulnerabilidad estructural y plan de reforzamiento, en línea con normativa de seguridad estructural y sismorresistencia.
Este ajuste articula las exigencias técnicas con la realidad física del parque hospitalario colombiano, y plantea un enfoque escalonado de adecuación infraestructural.
Talento humano: definición de competencias críticas y trazabilidad formativa
En relación con el estándar de talento humano, la norma establece requisitos específicos para garantizar la idoneidad profesional en escenarios de alta complejidad:
- Vacunación: se habilita su ejecución en cualquier servicio siempre que el personal tenga las competencias para administrar inmunobiológicos. Se deben documentar procedimientos operativos, garantía de cadena de frío y registros clínicos.
- Coordinadores operativos de trasplantes: en instituciones con servicios de neurocirugía y cuidado intensivo, deben contar con constancia de formación en gestión operativa expedida por el INS.
- INS: asume la competencia exclusiva para emitir lineamientos y certificaciones de formación en detección y cuidado del donante.
- Telemedicina en zonas dispersas: se autoriza el uso de la telexperticia sincrónica por parte de médicos intensivistas durante 24 horas, sin requerir su presencia física en el servicio.
Esta sección fortalece la convergencia entre habilitación y formación continuada, promoviendo la seguridad clínica y la trazabilidad profesional.
Videovigilancia y consentimiento informado: armonización con el régimen de protección de datos
La normativa incluye en el estándar de procesos prioritarios la regulación del uso de videovigilancia en contextos clínicos, especialmente para el registro de procedimientos en salud:
- Se requiere un documento escrito de autorización, firmado por el paciente o su representante legal y el profesional responsable.
- Este documento debe incorporarse a la historia clínica.
- La grabación y su documentación deben cumplir con las leyes de protección de datos personales (Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008).
Este lineamiento da cumplimiento a la Sentencia T-144 de 2024 y refuerza la protección del derecho a la intimidad, sin limitar la incorporación de tecnologías para fines clínicos, investigativos o legales.
Cierre de servicios y plan de garantía en contextos críticos
Por otra parte, el artículo 19 establece el procedimiento a seguir cuando una IPS deba cerrar servicios habilitados por incumplimiento normativo o procesos administrativos. En estos casos:
- Si es el único prestador del servicio en la zona, la ETS, el prestador y las entidades responsables de pago deberán diseñar un plan de garantía de prestación en un plazo máximo de cinco días, antes del cierre efectivo.
- Si la IPS entra en proceso de intervención forzosa o liquidación, el nuevo prestador que asuma los servicios deberá cumplir el procedimiento de inscripción regulado en el artículo 7, sin requerir inscripción previa adicional.
- La visita de verificación se realizará dentro de los seis meses siguientes a la asignación del nuevo código REPS.
Este componente apunta a garantizar la continuidad funcional de la red prestadora, salvaguardando el principio de acceso efectivo.
Transporte asistencial: habilitación con efectos nacionales y estandarización operativa
Finalmente, la modificación al artículo 20 introduce una habilitación con cobertura nacional para servicios de transporte asistencial terrestre, aéreo, fluvial y marítimo. Las principales disposiciones incluyen:
- Efecto nacional: la habilitación en una sede tendrá validez en todo el país, sin necesidad de reinscripción en cada departamento.
- Requisitos documentales: tarjeta de propiedad de los vehículos, revisión técnico-mecánica y autorización del propietario (si aplica).
- Emblematización obligatoria: estrella de la vida y emblema de la misión médica en lugares visibles del vehículo.
- Exenciones: no se requerirán convenios con bancos de sangre ni sillas de ruedas en ambulancias aéreas.
- Infraestructura móvil: las unidades deben contar con lavamanos y área para archivo de historias clínicas; si realizan consulta ginecológica, deben tener unidad sanitaria.
Este nuevo enfoque facilita la operación de redes de atención prehospitalaria en todo el territorio nacional, minimizando barreras logísticas y burocráticas. De esta manera, la Resolución 465 de 2025 representa un hito técnico-regulatorio en el proceso de ajuste del régimen de habilitación en Colombia. A través de la precisión normativa, la flexibilización de algunos criterios estructurales y la incorporación de elementos contemporáneos como la telexperticia y la videovigilancia clínica, el Ministerio de Salud y Protección Social avanza hacia un modelo de habilitación más estratégico, contextualizado y operativo.
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